إعداد محضر الاجتماع ليس بالضرورة مهمة صعبة ، لذلك لا تقلق عندما تكون مهمتك كتابة محضر الاجتماع. فيما يلي بعض النصائح والأفكار لمساعدتك على البدء في الكتابة وإعداد محاضر اجتماعات فعالة باللغة الإنجليزية.
ماهو محضر الاجتماع؟
أولاً ، دعونا نشرح ما يعنيه محضر الاجتماع ، ويمكن تعريف محضر الاجتماع أو اختصار "محضر الاجتماع" على أنه سجل مكتوب لكل ما حدث أثناء الاجتماع. يتم استخدامها لإبلاغ الأشخاص الذين لم يحضروا الاجتماع بما حدث ، أو لتتبع ما تم تحديده أثناء الاجتماع حتى تتمكن من إعادة النظر فيه واستخدامه في القرارات المستقبلية.
على ماذا يتضمن محضر الاجتماع؟
تتضمن محاضر الاجتماعات عادة ما يلي:
- تاريخ ووقت الاجتماع
- أسماء المشاركين في الاجتماع والذين لم يتمكنوا من الحضور
- التعديلات على محضر الاجتماع السابق
- القرارات المتخذة بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال، على سبيل المثال:
- الإجراءات المتخذة أو المتفق على اتخاذها
- الخطوات القادمة
- نتائج التصويت
- الطلبات المقدمة أو المرفوضة
- المهارات جديد
- تاريخ ووقت الاجتماع القادم
يُظهر سجل الاجتماع أيضًا المسؤول عن تنفيذ العملية. في العمود الموجود على اليمين ، يمكنك كتابة الأحرف الأولى من اسم الشخص بخط غامق للإشارة إلى أنه سيتولى المهمة.
خطوات كتابة محضر اجتماع
- استخدم المخطط التفصيلي الذي أنشاته مسبقًا لتدوين الملاحظات.
- قم بتدوين الحضور بمجربد دخولهم الغرفة.
- سجل القرارات أو الملاحظات على حسب أجندة العمل المعدة مسبقًا في المخطط التفصيلي الخاص بك بمجرد حدوثها للتأكد من أنها مسجلة بدقة.
- اطلب توضيحًا إذا لزم الأمر – على سبيل المثال، إذا تحركت المجموعة دون اتخاذ قرار أو نتيجة واضحة ، فاطلب توضيحًا للقرار و / أو الخطوات التالية المعنية.
- لا تحاول تدوين كل شيء – لا يمكنك مواكبة الأمر إذا حاولت تدوين المحادثة حرفيًا، لذا تأكد من كتابة القرارات والتعيينات وخطوات العمل فقط.
- قم بتسجيل الاجتماع بجهاز تسجيل، إذا كنت قلقًا بشأن القدرة على مواكبة تدوين الملاحظات، ولكن تأكد من إعلام المشاركين بأنك تقوم بالتسجيل. على الرغم من أنك لا تريد استخدام التسجيل لإنشاء نص مكتوب بالكلمة للاجتماع، يمكن أن يكون التسجيل مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى توضيح.
3. عملية كتابة المحضر
بمجرد انتهاء الاجتماع، حان الوقت لتجمع ملاحظاتك وتبدأ في كتابة المحضر.
- حاول كتابة المحضر في أقرب وقت بعد الاجتماع قدر الإمكان بينما يكون كل شيء حاضرًا في ذهنك.
- راجع مخططك بحسب الأجندة، وأضف ملاحظات إضافية أو وضح النقاط التي أثيرت.
- إذا كان هناك الكثير من المناقشات قبل التوصل إلى اقتراح أو قرار، فاكتب الحجج الرئيسية المؤيدة والمعارضة.
- أعد كتابة المحضر للتأكد من الإيجاز والوضوح.
- تجنب الملاحظات الشخصية – يجب أن تستند المحاضر إلى الحقائق فقط.
نقدم لك بعض الافعال التي ستساعدك على كتابة محضر الاجتماع باللغة الإنجليزية:
suggested = “CA suggested raising the budget.”
promised = “MB promised to find out more.”
discussed = “Three issues were discussed.”
decided = “It was decided to delay action until the next meeting.”
agreed = “Everyone agreed on the proposal.” “LS agreed to get further information.” “Everyone agreed with the chairman.”
brought up = “The issue of pay was brought up.”
mentioned = “RJ mentioned the possibility of extra funds.”
reported = “The Sales Manager reported on the results of the trade fair.”
asked = “The Chairman asked to see a copy of the report.”
wondered = “DM wondered if there would be extra funding.”
recommended = “Five strategies were recommended.”
explained = “SB explained the reason for the delay.”
emphasized = “TA emphasized the necessity of a new product range.”
stressed = “RR stressed his commitment to the project.”
complained = “TM complained about the delays.”
تعليقات
إرسال تعليق